Cómo organizar reuniones productivas

Como te decía en mi artículo sobre los ladrones de tiempo la administración y gestión del tiempo es una tarea clave porque el tiempo es un recurso muy escaso, que a diferencia de otros recursos no se puede comprar con dinero.

Para los emprendedores, directivos y vendedores ser productivo es fundamental para alcanzar el éxito. Y para ello tienen que realizar una correcta gestión y administración del tiempo, en especial del que dedican a las reuniones. Seguro que tú al igual que yo, has vivido reuniones interminables que consumen demasiado tiempo para conseguir los objetivos.

Por eso hay que cumplir unas normas básicas y sobre todo saber gestionarlas correctamente. Lo primero es tener bien claro el objetivo de la reunión y comparar su coste con otras alternativas. Ten en cuenta que el principal coste de una reunión es el tiempo de los participantes, medido en coste salarial hora. La gran regla de oro a la hora de utilizar una reunión para conseguir el objetivo deseado, es saber si quien la convoca y los asistentes tienen tiempo para prepararla. Por eso la clave de una reunión productiva no es sólo la administración y gestión del tiempo de la misma, sino planificarla correctamente siguiendo los siguientes consejos:

• Asegurarse que todos los participantes acudan con los deberes hechos.

• Explicar a los participantes el por qué y para qué de su asistencia.

• Mantener la atención de los asistentes asegurando que cada tema no consuma más de una hora, para evitar que los participantes desconecten.

• Fijar el número adecuado de asistentes a la reunión. Por ejemplo un número par para que exista variedad de opiniones, o impar si queremos evitar que la reunión se atasque o si los asistentes no están maduros

En cuanto a los principales errores que no debes de cometer al organizar y gestionar una reunión, son los siguientes:

• Impuntualidad de los asistentes así como los imprevistos (en especial con equipos de proyección).

• No seguir el orden de la reunión procurando que los temas más importantes se traten al principio.

• Tratar demasiados temas complejos, para facilitar los acuerdos.

• No permitir opiniones diferentes, siempre que sean constructivas, que enriquezcan la reunión.

• Eternizar la reunión por no llegar a acuerdos, para ello se puede ir con unas ideas básicas para discutir o desarrollar.

• Dejar que se creen grupos que no respeten el orden del día o el turno de palabra.

• No tomar nota de los compromisos y conclusiones alcanzados, en especial cuando tengan que ejecutarse por personas ajenas a la reunión. Por eso es recomendable que alguien actué como secretario que redacte y posteriormente envié el acta de la reunión a los asistentes y afectados.

• No cumplir los compromisos adquiridos hace que todo el trabajo de planificación y ejecución de la reunión no sirva para nada.

Y si además de organizar la reunión eres el moderador de la misma deberás de identificar y anular a los principales saboteadores de las reuniones:

• El repetitivo que sólo habla de su tema aunque se esté debatiendo otro. Tienes que agradecer su idea pero ceder la palabra a otro para seguir el orden del día.

• El irrelevante que no aporta nada útil. Tienes que reconducirle o evitar que siga participando.

• El negativo que siempre tiene una visión pesimista. Tienes que invitarle a que aporte alguna idea apoyándose en las aportaciones del grupo.

• El conspirador que crea grupos. Tienes que hacerle ver que su actitud afecta a la reunión e invitarle a que realice en común sus aportaciones.

• El interminable que a pesar de tener buenas intenciones se alarga demasiado. Tienes que saber interrumpir sus monólogos pero  sabiendo agradecer sus aportaciones e ideas.

• El sabelotodo que habla de todos los temas aunque no sea un experto. Tienes que dejarle hablar por si realiza alguna buena aportación, pero procurando que sea concreto y breve para que no monopolice el tiempo.

• El jefe que usa su autoridad para imponer sus ideas. Tienes que hacerle ver que sus ideas no son apoyadas por la mayoría.

• El despistado  que está ausente durante la reunión. Tienes que  hacer que se implique en la reunión, para ello puedes hacer que lea el orden del día o la documentación aportada.

• El anti-todo que busca la polémica y siempre lleva la contraria a todo el mundo. Tienes que hacerle ver que su actitud no favorece al resto, y en caso de que no la deponga expulsarle de la reunión.

Escribo para ti, así que tu opinión es muy importante para mí. Si te ha gustado el artículo por favor deja un comentario y ayúdame a difundirlo a través de Redes Sociales y email.