¿Cómo ser más eficiente priorizando tareas?

La incorrecta administración y gestión del tiempo es  una gran fuente de costes y estrés en las empresas. Las nuevas tecnologías como el correo electrónico o las Redes Sociales no han hecho más que aumentar estos problemas. Por eso es fundamental que aprendas a priorizar tareas en tu trabajo diario, y aunque no existen fórmulas mágicas, porque depende de cada persona, aquí te dejo algunas claves para una correcta gestión de tu tiempo:

• Imponerse limitaciones: tienes que saber renunciar a ciertas tareas o citas porque el tiempo es limitado. Y para una correcta administración del tiempo, debes de organizar bien la agenda fijando de antemano un tiempo de dedicación.

• Eliminar y delegar tareas: muchas veces la falta de tiempo no nos deja ver que hay ciertas tareas que no aportan nada y que nos roban mucho tiempo. Yo mismo he caído en ese error, trabajando fines de semana y alargando mi jornada diaria hasta la noche para intentar abarcarlo todo. Y al final me di cuenta que me tenía que centrar en aquello que se me daba mejor y que era clave para la actividad. El resto de tareas las delegué en otras personas (previa formación) e incluso las eliminé.

• Minimizar los ladrones de tiempo: tal y como te contaba en un artículo anterior, es fundamental identificarlos para planificar la gestión del tiempo. Y como es imposible reducirlos completamente, además de evitarlos tienes que intentar sacar más tiempo productivo por ejemplo: usando el transporte público para desplazarte ya que te permite leer o hablar por teléfono, actualizar las Redes Sociales sólo durante tiempos muertos como comidas o esperas, etc.

• Evitar reuniones improductivas: tal y como decíamos en otro artículo son sin duda una de las grandes fuentes de pérdidas de tiempo, no sólo durante la reunión sino también tras ella al intentar organizar lo acordado. Por eso te consejo usar herramientas como Google Drive para trabajar en tiempo real con otros colaboradores lo que complementado con soluciones como Skype, que ofrecen comunicación vía Internet (VoIP), te permitirá realizar reuniones de trabajo mucho más productivas y eficaces. Las comidas de trabajo son el ejemplo más típico de reunión improductiva, porque entre el tiempo dedicado al desplazamiento y al propio hecho de comer, su duración es muy superior a la de otro tipo de reuniones.

• Planificar los imprevistos: es una tarea obligatoria a la hora de realizar la administración de tu tiempo. Recuerdo un jefe que tuve, que siempre me decía que no gestionaba bien mi tiempo. El problema es que continuamente rompía mi agenda mandándome nuevas tareas, a las que tenía que dar prioridad absoluta. Por mucho que intentaba reservar tiempo para estos imprevistos, al final del día me veía desbordado. Y así todas las semanas. El principal problema era que no tenía a quién delegar parte de esas tareas. Por eso te recomiendo que tengas personas a las que delegar tus tareas, o en caso contrario que aprendas a decir "no" para evitar que tu gestión del tiempo se base en "apagar fuegos". De todas formas debes de aprender a valorar la importancia de los imprevistos, y sobre todo saber diferenciar entre asuntos urgentes y asuntos importantes. Porque son estos últimos a los que te tienes que dedicar personalmente.

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