¿Conoces a tus ladrones de tiempo?

La administración y gestión del tiempo es una de las tareas clave tanto para emprendedores, directivos como vendedores. El tiempo en la empresa es uno de los recursos más escasos, y al igual que pasa con las oportunidades nunca vuelve si lo pierdes.

Si realmente quieres ser una persona altamente productiva la correcta gestión y administración del tiempo debe de ser una de tus prioridades.

Pero para que puedas ser más productivo y no tener que trabajar durante jornadas interminables, lo primero que tienes que hacer es identificar a los ladrones de tu tiempo. Los más habituales son los siguientes:

• Reuniones interminables, para que una reunión sea productiva hay que establecer y seguir un orden del día, ser breve y concreta.

• No delegar y realizar todo uno mismo, es uno de los errores más habituales de los emprendedores. Por eso es fundamental que cuentes con un equipo (ya sea interno o externo) con la preparación adecuada y en el que puedas confiar completamente.

• El desorden tanto a nivel de archivos físicos como digitales, te quitará mucho tiempo al buscar información. Además un escritorio lleno de papeles puede ser una fuente continua de estrés.

• Hablar todo el rato por el teléfono en especial el móvil, es una pérdida de tiempo muy común en vendedores. Que tengas una llamada no quiere decir que tengas que contestarla en ese momento. Además hay otras formas de comunicación como el email, que pueden ser igual de eficaces pero que te permiten decidir cuando responder.

• No saber decir no es otra de las principales causas que te pueden hacer perder tiempo. Por eso tienes que saber priorizar tareas y saber "decir no" de una manera que la otra persona no se sienta ofendida.

• Cientos de e-mails en el correo tanto recibidos como enviados también te harán perder mucho tiempo. Para ahorrarlo es fundamental que filtres los recibidos y que seas breve y conciso al redactarlos (por ejemplo usando plantillas). Además uno de los errores más habituales al gestionar el tiempo, es leer cada poco tiempo el correo electrónico o querer contestar los e-mails nada más recibirlos. Como decía en el punto anterior, hay que priorizar las tareas.

• Ser demasiado perfeccionista puede ser bueno en ciertos trabajos, pero en tareas poco importantes no es conveniente que seas muy detallista. Por ejemplo hay emails que se pueden contestar con un simple "OK". Lógicamente hay tareas como las referidas a los impuestos y a la contabilidad que requieren fijarse mucho en los detalles, pero por ejemplo en las ventas es mejor ser rápido para captar más clientes.

• Las visitas inesperadas son otra gran fuente de pérdida de tiempo por eso es muy importante que tengas una buena secretaria que filtre esas visitas. Sino puedes permitirte tener una, aprende a "despachar" rápido a esas visitas que no son importantes y que aparecen sin cita previa. Para ello haz saber a la otra parte que tienes poco tiempo y evita que se sienta excesivamente cómodo para que así no se alargue en exceso. Para ello te recomiendo que atiendas a este tipo de visitas de pie en la misma puerta de tu despacho u oficina.

Por último te recuerdo dos técnicas muy útiles sacadas de mi anterior artículo sobre cómo ser un super-vendedor:

• Gana tiempo diariamente ampliando 2 horas la jornada normal o aprovechando el tiempo de la comida y los desplazamientos.

• Clasifica las tareas y documentos en hazlo ahora, retrásalo, delégalo y destrúyelo.

Escribo para ti, así que tu opinión es muy importante para mí. Si te ha gustado el artículo por favor deja un comentario y ayúdame a difundirlo a través de Redes Sociales y email.